क्या आपको छुट्टी पर ईमेल की जांच करनी चाहिए या कार्यालय में वापस आने के बाद संदेशों की सुनामी का सामना करना चाहिए?
अपने इनबॉक्स के साथ संघर्षरत श्रमिकों के लिए, कोई भी बढ़िया विकल्प नहीं है।
इसलिए कई लोग बीच में कुछ चुन लेते हैं। मार्केटिंग कंपनी इमर्जिंग इनसाइडर कम्युनिकेशंस के सीईओ ज़ाचरी वेनर ने कहा, लेकिन छुट्टी के दिन भी ईमेल की निगरानी करना “लगभग हमेशा एक बुरा कदम है।”
“एक बार जब भानुमती का पिटारा खुल जाता है, तो आप आमतौर पर खुद को प्रतिक्रिया देने, आग बुझाने, अनजाने में घंटों और घंटों समय बिताने के लिए पाते हैं,” उन्होंने कहा।
फिर भी, कुछ 84% सफेदपोश कार्यकर्ता ऐसा करते हैं, और 70% से अधिक तीन या अधिक प्लेटफार्मों से संदेशों को ट्राई कर रहे हैं – जैसे टीम्स, स्लैक और व्हाट्सएप – कार्य-जीवन संतुलन सलाहकार जो रॉबिन्सन ने कहा।
“हर कोई इस ज्वार की लहर में वहाँ से बाहर कुत्ते को पाल रहा है,” उन्होंने कहा। “हम सब कुछ गलत कर रहे हैं। यही कारण है कि हर कोई इतना परेशान है।”
एक ‘ईमेल हस्तक्षेप’
रॉबिन्सन ने लॉन्च किया “ईमेल हस्तक्षेप अभियान” इस महीने की शुरुआत में “वेकेशन ईमेल पैनिक” जैसे मुद्दों से निपटने के लिए उन्होंने सीएनबीसी ट्रैवल को बताया।
अप्रैल में किए गए श्रमिकों के एक सर्वेक्षण के अनुसार:
- कार्यालय लौटने पर ईमेल बैकलॉग से बचने के लिए 25% ने छुट्टी छोड़ दी है
- 34% ने इसी कारण से छुट्टियां कम कर दी हैं
- 87% आपात स्थिति को छोड़कर, काम के बाद डिस्कनेक्ट करने की कंपनी की नीति के पक्ष में हैं
उन्होंने कहा कि एक कंपनी सही कर रही है मर्सिडीज-बेंज समूह, जो कर्मचारियों को छुट्टी पर होने पर आने वाले ईमेल संदेशों को ऑटो-डिलीट करने देता है। (कार्यालय से बाहर के संदेश प्रेषकों को सचेत करते हैं कि संदेशों को भी हटा दिया गया है।)
वर्क-लाइफ स्पीकर और कंसल्टेंट जो रॉबिन्सन ने कहा, “मैं ऐसे कई लोगों का सामना करता हूं, जो ईमेल से जल गए हैं।” प्रबंधक और “शीर्ष पर मौजूद लोग … बदतर स्थिति में हैं।”
स्रोत: जो रॉबिन्सन
रॉबिन्सन के अनुसार, 95% उत्तरदाताओं ने कहा कि वे अपनी कंपनियों में समान नीति का समर्थन करेंगे।
रॉबिन्सन कंपनियों को परिभाषित ईमेल नीतियां बनाने की सलाह देते हैं, आदर्श रूप से वे जो कर्मचारियों को छुट्टी पर ईमेल की जांच न करने की अनुमति देती हैं।
यूएस-आधारित ऋणदाता altLine Sobanco के सीईओ गेट्स लिटिल ने सहमति व्यक्त करते हुए कहा कि नेतृत्व को उदाहरण स्थापित करना चाहिए।
“यदि आपका बॉस हमेशा दूर रहते हुए ईमेल का जवाब दे रहा है, तो क्या आपको नहीं लगता कि आपसे भी ऐसा ही करने की उम्मीद की जाएगी?” उन्होंने कहा। “जबकि एक बॉस जो कार्य-जीवन संतुलन का प्रचार करता है, ईमेल का जवाब न देकर उनके लौटने तक एक उदाहरण स्थापित करेगा।”
अपनी छुट्टी से पहले शुरू करें
1. दिनांक को अपने “कार्यालय से बाहर” स्वतः उत्तर पर अंकित करें
अत्यावश्यक ईमेल के लिए अपनी छुट्टियों की समय-सीमा और किसी सहकर्मी के संपर्क विवरण के साथ एक ऑटोरेप्लाई सेट करें — लेकिन इसे अपनी छुट्टी की तारीखों से कुछ दिन पहले और बाद में चालू करें।
वित्तीय और बीमा एजेंसी द एन्युइटी एक्सपर्ट के संस्थापक और सीईओ शॉन प्लमर ने कहा, “जब आप छुट्टी से पहले और बाद के दिनों को शामिल करने के लिए अपनी ओओओ ऑटो-प्रतिक्रिया का विस्तार करते हैं, तो आप कम तनाव महसूस करते हुए अपने समय का आनंद ले सकते हैं।”
2. एक “ईमेल पार्टनर” चुनें
डिलीवरी सॉफ्टवेयर कंपनी सर्किट के सीईओ जैक अंडरवुड ने कहा, एक “ईमेल पार्टनर” दो समस्याओं को हल करता है। आप मन की शांति के साथ जा सकते हैं और अपनी वापसी पर “खोजने के लिए ईमेल के अंतहीन बैकलॉग” से बच सकते हैं।
जो रॉबिन्सन “भागीदारों” को केवल आपातकालीन ईमेल से निपटने की सलाह देते हैं, ताकि उन पर अत्यधिक बोझ न पड़े। और इमर्जिंग इनसाइडर के वेनर ने आपके “पार्टनर” को पाठ के लिए निर्देश देने की सिफारिश की – ईमेल नहीं – तत्काल मामलों पर चर्चा करने के लिए।
3. फ़िल्टर सेट करें
स्टैनिस्लाव खिलोबोचेंको, ग्राहक सेवा कंपनी क्लेरियो के उपाध्यक्ष, उपयोग करते हैं तत्काल ईमेल को अलग करने के लिए फ़िल्टर अप्रासंगिक लोगों से। उन्होंने कहा, “मैं जितने संभव हो उतने फिल्टर सेट करता हूं ताकि मेरे दूर रहने के दौरान आने वाले ईमेल पहले से ही प्राथमिकता के आधार पर छांटे जा सकें।”
मानव संसाधन कंपनी ऑयस्टर में प्रिंसिपल पीपल पार्टनर किम रोहरर ने कहा कि उन्होंने 2011 में अपने 24-दिवसीय हनीमून के दौरान अपने शीर्ष ईमेल प्रो-टिप की खोज की।
वह दो फ़िल्टर सेट करती है:
- सभी मेल को संग्रह में भेजें और पढ़े गए के रूप में चिह्नित करें
- एक विशेष “README” फ़ोल्डर के विषय में “README” के साथ सभी मेल भेजें
स्वतः उत्तर के माध्यम से, वह प्रेषकों को सूचित करती है कि वह अपनी छुट्टियों की तारीखों के दौरान सभी ईमेल संग्रहित कर रही है। वह एक सहयोगी को तत्काल ईमेल संदर्भित करती है, लेकिन पूछती है कि गैर-जरूरी ईमेल “आप चाहते हैं कि मैं पढ़ूं … मेरी वापसी पर” विषय पंक्ति में “README” के साथ उसे नाराज करें।
“मैंने एक बार जांच की थी, और मुझे दो सप्ताह की छुट्टी के बाद 3,000 से अधिक ईमेल प्राप्त हुए थे, लेकिन मेरे ‘बाद में पढ़ें’ फ़ोल्डर में केवल चार ईमेल थे,” उसने सीएनबीसी ट्रैवल को बताया, जो “बस यह दिखाने के लिए जाता है कि झूठी तात्कालिकता का कितना प्रभाव पड़ता है। काम का बोझ।”
4. सूचनाएं म्यूट करें
पूरक कंपनी पैराडाइम पेप्टाइड्स के मुख्य विपणन अधिकारी क्रिस्टी पिर्ज़ ने कहा, काम को पूरा करने के लिए, ईमेल नोटिफिकेशन और मैसेंजर सिस्टम को म्यूट करें।
“अपने आप को एहसान करो,” उसने कहा। “एप्लिकेशन म्यूट करें।”
श्रीलंका में पत्नी एरिन (बाएं) के साथ यहां चित्रित मृगा सेठी ने कहा कि दोनों को छुट्टियों में काम करने की आदत है। “इस बार हमने अपने ईमेल ऐप्स हटा दिए और सूचनाएं बंद कर दीं और अब तक का सबसे अच्छा समय था।”
स्रोत: मृगा सेठी
लेकिन यात्रा संपादक मृगा सेठी एक कदम आगे जाती हैं। “एप्लिकेशन हटाएं! ईमेल, स्लैक, टीम… निरपेक्ष रहें। दरवाज़ा आधा खुला न छोड़ें।”
उन्होंने कहा कि वे ईमेल बैकलॉग को रोकने के लिए रोजाना ईमेल की जांच करने की आवश्यकता को समझते हैं, लेकिन “मैं खुद को अच्छी तरह से जानता हूं कि थोड़ी सी भी खबर मेरे दिमाग को झकझोर कर रख देगी।”
छुट्टी पर टैमिंग ईमेल
यदि आप अपने इनबॉक्स से अलग नहीं हो सकते हैं, तो ईमेल समय कम करने के लिए इन युक्तियों का पालन करें:
1. निर्दिष्ट समय निर्धारित करें
नैस्डैक-लिस्टेड टेक कंपनी इवेदा के सीईओ डेविड ली ने कहा कि वह छुट्टी पर रोजाना ईमेल चेक करते हैं।
“मैं छुट्टी पर हूं या नहीं, मैं अनुशासित रहने की कोशिश करता हूं, विशिष्ट समय अलग करता हूं,” उन्होंने कहा।
डिजिटल मार्केटिंग एजेंसी GR0 के संस्थापक जोनाथन ज़ाचरिआस “दिन में केवल एक बार त्वरित जांच” करने का सुझाव देते हैं।
और डिजिटल ऊर्जा सलाहकार आर्बर के संस्थापक और मुख्य कार्यकारी अधिकारी एंड्रयू मेयर, या तो सुबह या देर रात को चुनने की सलाह देते हैं “ताकि किसी भी दिन की गतिविधियों को याद न किया जा सके।”
2. प्रतिक्रिया न दें (यदि आपको नहीं करना है)
ईमेल खरगोशों की तरह फैलते हैं, जो रॉबिन्सन ने कहा। औसतन, प्रत्येक भेजा गया ईमेल पांच और संदेशों को ट्रिगर करता है, और हर कोई आपके समय का तीन मिनट लेता है, उन्होंने कहा।
उन्होंने कहा, “आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल के साथ आप अपने आप को 18 मिनट बचाते हैं।”
उन्होंने कहा, “धन्यवाद” और “समझ गया” जैसे एक-पंक्ति वाले ईमेल भेजना बंद करें। “लोगों को अभी भी इसे खोलना है।”
टेक स्पोर्ट्स कार्ड कंपनी एरिना क्लब के संस्थापक और सीईओ ब्रायन ली के लिए, छुट्टी के समय ईमेल का जवाब नहीं देना एक स्पष्ट सीमा निर्धारित करता है। “लोग आपके समय का अधिक सम्मान करेंगे,” उन्होंने कहा।
कार्यालय में वापस आराम से
कर्मचारी स्क्रीनिंग कंपनी चेकर के मुख्य उत्पाद अधिकारी डेनिस हेमके ने कहा कि उनकी कंपनी छुट्टियों के बाद ईमेल पर पकड़ने के लिए समय बंद कर देती है।
“हम अपने कर्मचारियों से कहते हैं कि चीजों के स्विंग में वापस आने से पहले केवल अपने ईमेल पर ध्यान केंद्रित करने के लिए कुछ दिन बिताएं,” उसने कहा। “जब वे काम पर लौटते हैं, तो इससे उन्हें जल्दी और कुशलता से पकड़े जाने में मदद मिलती है, जब वे अत्यधिक भरे हुए इनबॉक्स से अभिभूत महसूस नहीं करते हैं।”
भर्ती करने वाली कंपनी द बर्मिंघम ग्रुप के सीईओ ब्रायन बिंके ने कहा कि उनकी कंपनी कर्मचारियों को यात्रा के बाद भी ईमेल देखने के लिए समय आवंटित करती है।
“हम चाहते हैं कि हमारे लोग छुट्टी पर होने पर जितना संभव हो उतना आराम करें,” उन्होंने कहा।
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